Eheschließungen, Geburten und Todesfälle: Jedes Ereignis wird in Deutschland schriftlich im Standesamt beurkundet. Immer mehr auch digital.

Seit 2019 arbeiten das Standesamt Wiesbaden, der Verlag für Standesamtswesen, inovoo GmbH, und Wiesbadens IT-Dienstleister ekom21 zusammen. Im Rahmen eines Projekts wurden vor drei Jahren die ersten Urkunden aus Wiesbadens Eheregister mit DiRegiSta digitalisiert. Jetzt folgt Phase zwei: das Geburtenregister.

„Die Verwaltung steckt in einem großen Umbruch. Sie muss effizienter, digitaler und bürgerfreundlicher werden.“ – Bürgermeister Dr. Oliver Franz

Im Rahmen vieler Verwaltungsdienstleistungen sind Nachweise in Form von Dokumenten notwendig. Sind diese verlegt oder zu beglaubigen, werden umfangreiche Verwaltungsprozesse angestoßen. Dokumente werden geprüft, kopiert, beglaubigt –   bei persönlichen Terminen vorgelegt, abgegeben oder auch postalisch verschickt. Der Zeitaufwand insgesamt nimmt Stunden in Anspruch und ist erheblich. Mit effizienter Digitalisierung lassen sich die Prozesse verschlanken und auf Bruchteil reduzieren.

„Eine Effizientere bürgerfreundliche Verwaltung ist nur durch die konsequente Umsetzung des Once-Only-Prinzips möglich.“ – Wiesbadens Bürgermeister Dr. Oliver Franz.

Bei 400000 Eheschließungen werden jährlich bundesweit aktuell pro Arbeitstag rund 3500 Urkunden durch Bürger von einem Standesamt zum nächsten transportiert. Dank Onlinezugangsgesetz soll diese Verwaltungsleistung in Zukunft digital zur Verfügung gestellt werden. Es soll möglich sein, Daten und Nachweise aus den Registern der Verwaltungen nach dem Prinzip Once-Only digital abzurufen. Damit das funktioniert, sind auch in Wiesbaden die Personenstandsregister im Standesamt Wiesbaden zu digitalisieren.

„Nur durch die optimale Kombination von Menschen, Prozessen und Technologie können Verwaltungsleistungen effizient gestaltet und Bürger entlasten werden.“ – Thomas Schneider, Geschäftsführer der inovoo GmbH

Wiesbaden hat erst 2009 damit angefangen die Personenstandsregister (Geburt, Ehe, Sterbe) elektronisch zu erfassen und zu führen. Daher ist der größte Teil der Personenstandsregister nach wie vor papiergebunden. Insbesondere die Personenstandsregister der virulenten Jahrgänge 1980-2009, das sind in Wiesbaden circa 120000 Datensätze, die jetzt nacherfasst werden müssen, weil bei ihnen weitere Beurkundungsfälle wie zum Beispiel bei Heirat oder Geburt eines Kindes zu erwarten sind.

„Persönlich freue ich mich, dass das Standesamt Wiesbaden das erste Standesamt bundesweit ist, welches die Software „DiRegiSta“ nutzt und schon bald aus Wiesbaden ein digitaler Abruf der Daten komplett und ohne lange Wartezeit möglich ist.“ – Bürgermeister Dr.. Oliver Franz

Damit die Personenstandsregister durch die Software DiRegiSta ausgelesen werden können, mussten diese erst in einem besonderen Dateiformat eingescannt werden. Hierzu hat das Standesamt eine Kooperation mit dem facettenwerk geschlossen. Hier wurden in den vergangenen Monaten alle Vorbereitungen getroffen.

So werden diePapierregister digitalisiert

Schritt 1: Hochleistungsscan der Papier-Personenstandsregister durch das „facettenwerk“.
Schritt 2: OCR-Schrifterkennung der Scans durch die Software DiRegiSta.
Schritt 3: Validieren (Vergleich der erkannten Schrift mit dem Original), evtl. korrigieren und ergänzen
Schritt 4: Elektronisches Signieren der geprüften Personenstandsregister ins elektronische Register (ePR).

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Bild oben © 2022 Pixabay

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