Jahresgespräche als Online-Konferenz

Corona, Haushalt und Situation in den Ortsverwaltungen im Mittelpunkt der Jahresgespräche der Ortsvorsteher mit OB Mende und den Dezernenten.

Der regelmäßige Austausch der hauptamtlichen Magistratsmitglieder mit den Ortsvorstehern hat eine lange Tradition. Coronabedingt fanden die Jahresgespräche in diesem Jahr im Rahmen einer Online-Konferenz am Mittwochabend, 18. November, stattgefunden. Oberbürgermeister Gert-Uwe Mende, die Dezernenten und die Ortsvorsteher besprachen aktuelle Fragen wie die Corona-Lage, die Berücksichtigung von Ortsbeiratswünschen in künftigen Haushaltsberatungen und die Situation in den Ortsverwaltungen.

„Das neue Verfahren hat den Vorteil, dass bisherige – unerfüllte – Wünsche den Ämtern erneut in Erinnerung gerufen werden, und zwar rechtzeitig, bevor deren Planungen beginnen.“ – Axel Imholz, Stadtkämmerer

Wir hatten eine konstruktive Gesprächsrunde, berichtet Oberbürgermeister Mende. Vorgestellt wurde ein neuer Ablaufplan für die kommende Haushaltsplanaufstellungen. Die Wünsche der Ortsbeiräte erreichen die Ämter leider oft erst, wenn deren Haushaltsplanaufstellungen bereits so gut wie abgeschlossen sind, erläutert Stadtkämmerer Axel Imholz. So soll den Ämtern jetzt schon die Liste mit den „alten“ Wünschen der Ortsbeiräte aus der letzten Haushaltsplanberatung zugesandt werden, um die damalige Stellungnahme zu aktualisieren und gegebenenfalls einen neuen Planungsstand einzutragen. Diese aktualisierte Liste wird den Ortsbeiräten Anfang 2021 zur Verfügung gestellt als Basis für die neuen Haushaltsplananmeldungen.
Wenn die Ortsbeiräte die aktualisierte Liste aus dem vorherigen Verfahren darüber hinaus dafür verwenden, um sie zu aktualisieren und fortzuschreiben, anstatt Einzelbeschlüsse zu fassen, könnte dies zu einer Beschleunigung des gesamten Verfahrens führen.

Melde-, Personenstands-, Friedhofs- und Bestattungswesen

Weitere Themen waren, wann Dienstleistungsangebote wie Melde-, Personenstands-, Friedhofs- und Bestattungswesen wieder in der gleichen Qualität wie vor Corona in allen Standorten der Ortsverwaltungen angeboten werden – und ob es Anlass zu der Befürchtung gibt, dass derzeit vorübergehend geschlossene Standorte dauerhaft geschlossen werden könnten. Außerdem ging es um die künftige Aufgabenstellung in den Ortsverwaltungen, Digitalisierungsbestrebungen und Aufgabenbewältigung angesichts der bestehenden Personalengpässe

„Die Schließung der kleineren  Standorte für Publikumsverkehr war und ist auch heute noch den personellen Auswirkungen der Corona-Pandemie und dem nach wie vor hohen Krankenstand sowie der hohen Fluktuation geschuldet.“ – Oberbürgermeister Gert-Uwe Mende.

Die weitgehende Aufrechterhaltung des Dienstleistungsangebotes in den fünf größten Ortsverwaltungen Biebrich, Bierstadt, Dotzheim, Kastel-Kostheim und Nordenstadt durch die Corona-Krise habe die Stadt nur erreichen können, weil das Personal im Bereich Meldewesen an wenigen Standorten gebündelt und eine Hotline zur Terminvergabe eingerichtet worden sei. Zudem wurden fünf neue Mitarbeiter im Bereich Meldewesen eingestellt. Darüber hinaus hilft zugunsten einer möglichst zeitnahen Vergabe von Terminen in den Ortsverwaltungen das Bürgerbüro bei der Ausgabe von fertiggestellten Dokumenten, wie Reisepässe und Personalausweise.

„Ich hatte bereits im Sommer angekündigt, dass in den Ortsverwaltungen Schritt für Schritt  die Dienstleistungen im Bereich Meldewesen wieder hochgefahren werden sollen. Auch wenn uns Corona derzeit wieder kräftig ausbremst, ist das weiterhin beabsichtigt.“ – Oberbürghermeister Gert-Uwe Mende.

Zuallererst soll in den Meldestellen der Ortsverwaltungen Biebrich und Kastel-Kostheim, die die Ortsbezirke mit der höchsten Einwohnerdichte betreuen, die Anzahl der für Terminvorsprachen geöffneten Schalter erhöht werden, bevor darüber nachgedacht wird, wie das Serviceangebot in den kleinen Ortsverwaltungen wieder hochgefahren werden kann.

„Die Zukunft der Ortsverwaltungen liegt für uns in der Kombination der Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements und der Bürgerbeteiligung vor Ort, einem bürgerorientierten Beschwerdemanagement und einer besseren Vernetzung mit den Ortsbeiräten.“ – Oberbürgermeister Gert-Uwe Mende

Des Weiteren läuft eine Organisationsuntersuchung, deren Ziel es ist, für die vorhandenen Aufgaben das notwendige zusätzliche Personal für qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu bemessen. In einem zweiten Schritt ist dann zu schauen, welche strukturellen und organisatorischen Verbesserungen, vor allem für den Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit, erreicht werden können. Dieser zweite Teil wird mit den Ortsbeiräten und den Bürgern gemeinsam bearbeitet werden.

„Die Neustrukturierung der Ortsbeiräte und die Kommunalwahlen fallen im nächsten Jahr zusammen. Das ist eine Chance und vielleicht der Beginn für eine nachhaltige und belastbare konstruktive Zusammenarbeit.“ – Gert-Uwe Mende

Oberbürgermeister Mende kündigte Workshops für das zweite Quartal des kommenden Jahres Workshops an, in denen gemeinsam mit Ortsbeiräten und Bürgern über die Anforderungen an die Ortsverwaltungen diskutiert werden soll.

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