Digitaler Briefkasten: Online Dokumente austauschen

Personalausweis oder Reisepass online beantragen oder per Mausklick zur Wahl gehen. Soweit ist die Stadt mit ihren Online-Diensten noch nicht. Mit dem Standesamt Unterlagen austauschen, das geht aber mit dem digitalen Briefkasten aber schon digital.

Das Schlagwort eGovernment ist in aller Munde und zahlreiche Dienstleistungen funktionierten inzwischen auch in Wiesbaden online, weil mittels moderner, elektronischer Kommunikation Amt und Mensch schneller und besser zueinanderfinden. Das zeigen jetzt auch die Fachbereiche Standesamt und Bürgerbüro. Die Nachwuchskräfte der beiden Ämter haben zusammen mit dem Team OnlineRathaus jetzt einen digitalen Briefkasten eingeführt.

„Die Bürger haben nun einen digitalen und rechtssicheren Weg, den Fachbereichen Dokumente zukommen zu lassen, ohne dafür den Weg ins Amt oder zum Postbriefkasten gehen zu müssen.“ – Bürgermeister Dr. Oliver Franz.

Nicht nur Corona ist Anlass: Es kommt häufig vor, dass einer Verwaltungsdienstleistung Nachweise und Dokumente beigefügt werden müssen. In der Vergangenheit wurden diese entweder bei persönlichen Terminen vorgelegt oder abgegeben. Häufig wurden Dokumente auch postalisch verschickt. Aufgrund der Einschränkung der persönlichen Anwesenheit in den vergangenen Wochen, mussten Wiesbadens Behörden erst recht eine einfache und gute Alternative finden. Mit dem digitalen Briefkasten ist das gekungen, erläutert Bürgermeister Dr. Oliver Franz.

Neues Bürgerservice-Portal

Die Abwicklung anhand der klassischen E-Mail bietet keinen sicheren und verschlüsselten Weg. Zwar verfügen Standesamt und Bürgerbüro über einen De-Mail-Zugang, dieser ist jedoch bei Bürgern nicht sehr verbreitet. Daher war es nötig, einen rechtssicheren, vertraulichen und verschlüsselten Weg zu finden, der nicht an einen Dienstleister wie Web.de bei De-Mail gebunden ist. Genau das ist der digitale Briefkasten. Der Briefkasten ist über das Bürgerservice-Portal unter portal.wiesbaden.de zu erreichen. Über die https-Verschlüsselung werden die Dokumente sicher übertragen.

Dokumente einreichen

Im ersten Schritt können Dokumente und Nachweise für folgende Verwaltungsdienstleistungen hochgeladen werden: Anmeldung der Eheschließung, der Namensänderung, der (Vor-)Anmeldung neugeborener Kinder, sowie der Anzeige von Sterbefällen. Hierbei können die Dokumente und Nachweise im Format .pdf, .jpg oder im .doc(x) eingereicht werden (hochgeladen). Abgabefristen können durch den neuen Service ebenfalls gewahrt bleiben.

So funktioniert der digitale Briefkasten

Beim digitalen Briefkasten…

… geben Nutzer ihre Absenderdaten ein, bestätigen die Datenschutzerklärung, entscheiden für welchen Fachbereich und welche Dienstleistung Nachweise und Dokumente verschickt werden sollen und laden diese hoch. Anschließend werden Daten und Dokumente zusammengefasst. Mit dem abschließenden Klick landen die Dokumente dann rechtssicher und digital im Standesamt oder im Bürgerbüro. Wer noch mehr Infos benötigt, findet Hilfe im eigens von den Nachwuchskräften des Team OnlineRathaus erstellten Erklärvideo, das auf der Startseite verfügbar ist. Hier wird der digitale Briefkasten nochmal anschaulich erläutert. Aufgrund der Integration eines Feedback-Tools, können Nutzer des digitalen Briefkastens am Ende ein Feedback abgeben und so dazu beitragen, den neuen Service noch besser zu machen. (Bild: Altes Rathaus, Standesamt, Wikipedia, Berthold Werner, CC BY-SA 3.0)

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Den verschlüsselten digitalen Briefkasten finden Sie unter stadtverwaltung.wiesbaden.de.